Teamassistent Verwaltung (m/w/d)
🏛 Ausgeschrieben von FERCHAU GmbHWir suchen einen engagierten Teamassistenten (m/w/d) für unsere Verwaltungsabteilung am Standort Bayreuth. Diese vielseitige Position bietet die Möglichkeit, in einem hybriden Arbeitsmodell tätig zu sein und ein Führungsteam umfassend zu unterstützen.
Ihre Aufgaben umfassen die Organisation und Buchung von Dienstreisen unter Berücksichtigung von Budgetvorgaben sowie die Einholung und der Vergleich von Angeboten. Sie planen und koordinieren Workshops, Meetings und Events, einschließlich der Verwaltung von Räumen und Catering. Darüber hinaus unterstützen Sie das Führungsteam bei der Terminplanung und -steuerung.
Weitere Verantwortungen sind die Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost, allgemeine administrative Aufgaben, die Bestellung von Büromaterialien und die Nachverfolgung von Bestellprozessen. Sie begleiten das Onboarding neuer Mitarbeitender, organisieren Schulungen und Unterweisungen und verwalten interne Dokumentationen sowie Vertragsfreigaben.
Für diese Position bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit. Erfahrung im Assistenz-, Office- oder Verwaltungsbereich ist erforderlich. Sie verfügen über Kenntnisse in Reise-, Event- und Besprechungsorganisation sowie sicheren Umgang mit Microsoft 365 Tools (Outlook, Teams, Word, Excel). Kenntnisse in Dokumentenmanagementsystemen und Erfahrung mit Beschaffungsprozessen sind von Vorteil.
Voraussetzungen sind sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse. Organisationstalent, Koordinationsfähigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise runden Ihr Profil ab.
Anforderungen
- Rollenfamilie
- Administration / Betrieb
- Sprachen
- Deutsch (verhandlungssicher), Englisch (gut)
Projekt
- Vermittlung
- Über Vermittler
Skills erklärt
- Büromanagement
- Organisation und Verwaltung von Büroabläufen, Terminen, Dokumenten und administrativen Aufgaben zur Unterstützung von Geschäftsprozessen.
- Excel
- Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft zur Verwaltung, Analyse und Visualisierung von Daten mit Formeln und Diagrammen.
- Koordination
- Abstimmung und Steuerung von Aufgaben, Ressourcen und Beteiligten, um Ziele zeitgerecht und effizient zu erreichen.
- Planung
- Systematische Vorbereitung und Strukturierung von Projekten, Ressourcen und Zeitabläufen zur Erreichung definierter Ziele.
- SAP
- Enterprise-Resource-Planning-System zur Verwaltung von Geschäftsprozessen wie Finanzen, Personal, Logistik und Produktion in Unternehmen.
- Terminplanung
- Methode zur Festlegung und Überwachung von Zeitplänen und Meilensteinen in Projekten; stellt sicher, dass Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und zeitlich koordiniert ablaufen.
- Microsoft Teams
- Kommunikations- und Kollaborationsplattform von Microsoft für Chat, Videokonferenzen und Dateiaustausch.
- Microsoft Word
- Textverarbeitungsprogramm von Microsoft zur Erstellung, Formatierung und Verwaltung von Dokumenten.
- Dokumentenmanagementsysteme
- Systeme zur zentralen Speicherung, Verwaltung, Versionierung und Bereitstellung von digitalen Dokumenten in Organisationen.
- Beschaffungsprozesse
- Abläufe zur Planung, Bestellung, Lieferung und Bezahlung von Materialien, Waren oder Dienstleistungen für ein Unternehmen.
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