Ein Produkt von webconia

Agentur-Software,
die wirklich passt.

Flow bündelt Zeiterfassung, Projektverwaltung, Kundenverwaltung, Fakturierung, Dokumentenmanagement und Urlaubsverwaltung in einer einzigen Plattform. Entwickelt von webconia — für den eigenen Einsatz im Agenturalltag.

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Kostenlos starten · Für Agenturen & IT-Teams

1 Tool

statt fünf Insellösungen

parst Dokumente automatisch

PDF

Rechnungen auf Knopfdruck

DATEV

Export für den Steuerberater

Was ist Flow?

Flow ist eine vollständige Business-Software für Agenturen, Freelancer und IT-Teams, die alles rund um Zeit, Projekte, Kunden und Geld in einem einzigen Tool verwalten wollen. Entwickelt von webconia für den eigenen Einsatz, ist Flow direkt auf die Realität von Dienstleistungsunternehmen zugeschnitten: stundengenaue Projektabrechnung, transparente Teamauslastung und schnelle Rechnungsstellung — ohne dass dafür vier verschiedene Tools und drei Exports nötig sind.

Die Plattform deckt den kompletten Agentur-Workflow ab: Ein Mitarbeiter bucht seine Stunden direkt auf eine Aufgabe, diese Buchung fließt automatisch in den Projektreport, der Projektmanager markiert sie als abrechenbar, und mit einem Klick entsteht daraus eine fertige Rechnung — als PDF, versendbar über die eigene Mailbox. Parallel dazu verwaltet Flow Abwesenheiten, Urlaubskonten und Teamauslastung, damit Projektplanung und Personalplanung nicht mehr in separaten Tabellen leben.

Die Module sind eng miteinander verzahnt, aber einzeln nutzbar. Wer nur Zeiterfassung und Fakturierung braucht, muss Dokumentenmanagement oder Urlaubsverwaltung nicht einrichten. Wer das Dokumentensystem nutzt, profitiert davon, dass Belege direkt mit Offenen Posten und Rechnungen verknüpft sind — der DATEV-Export für den Steuerberater enthält alles in einem Download.

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Zeiterfassung

Stunden täglich auf Aufgaben buchen, Anwesenheiten und Pausen erfassen, Abrechnungsstatus im Blick behalten.

Flow macht Zeiterfassung so einfach, dass dein Team sie tatsächlich täglich nutzt — ohne Erinnerungen, ohne Overhead. Über die Tagesbuchen-Ansicht bucht jedes Teammitglied seine Stunden direkt auf die zugewiesenen Aufgaben im Projektbaum. Anwesenheitszeiten (Arbeitsbeginn, Pausen, Feierabend) werden separat erfasst und automatisch den gebuchten Aufwänden gegenübergestellt — so sieht man sofort, ob Stunden fehlen. Für projektbezogene Aufwände gibt es die Projektbuchungen-Ansicht, die alle Einträge eines Projekts oder Arbeitspakets bündelt. Buchungen können als abrechenbar, nicht abrechenbar oder ausweisbar markiert werden — die Grundlage für eine saubere Rechnungsstellung. Die Monatsauswertung zeigt Soll/Ist-Stunden pro Mitarbeiter unter Berücksichtigung von Feiertagen und genehmigten Abwesenheiten. Für Agenturen mit stundenbasierter Abrechnung gibt es zudem Regiestunden — Aufwände, die direkt an den Kunden weiterbelastet werden.

Tagesbuchen ↗ Projektbuchungen ↗ Arbeitszeitauswertung ↗ Regiestunden erfassen ↗

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📂

Projektverwaltung

Hierarchischer Projektbaum, Mitarbeiterzuweisung, Stundensätze und Buchungsübersichten pro Knoten.

Flow organisiert Projekte als hierarchischen Baum: Gruppe → Projekt → Arbeitspaket → Aufgabe. Die Struktur kann beliebig tief sein und lässt sich per Drag & Drop umorganisieren. Jeder Projektknoten hat eine eigene Buchungsübersicht — vom groben Projektbudget bis zur einzelnen Aufgabe. Mitarbeiter werden direkt auf Aufgabenebene zugewiesen. Projektspezifische Stundensätze je Mitarbeiter ermöglichen eine präzise Kalkulation und Rechnungsstellung. Ein vollständiger Buchungsreport — mit Ist-Stunden, Abrechnungsstatus und Summen — lässt sich für jeden Knoten als PDF exportieren. Die Projektseite zeigt außerdem alle verknüpften Rechnungen, Dokumente und Kundenkontakte. So liegen alle projektrelevanten Informationen an einem Ort — kein Wechsel zwischen Jira, Excel, Mailordner und Dateiablage mehr.

Projektverwaltung im Überblick ↗ Projektbaum ↗

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🏢

Kundenverwaltung

Kunden, Kontakte, Adressen, Stundensätze und verknüpfte Projekte, Rechnungen und Dokumente.

Die Kundenverwaltung in Flow ist mehr als ein Adressbuch. Jeder Kunde hat eine eigene Detailseite mit Anschrift, USt-IdNr., mehreren Ansprechpartnern und einem konfigurierbaren Standard-Stundensatz. Aus der Kundenseite heraus sieht man alle Projekte, alle Rechnungen und alle Dokumente, die diesem Kunden zugeordnet sind. Das spart das Zusammensuchen über mehrere Tools: Projektstatus, offene Rechnungen und zuletzt hochgeladene Dokumente — alles auf einer Seite. Kunden lassen sich in einer flexiblen Ordnerhierarchie organisieren — praktisch für Agenturen, die zwischen Stammkunden, Interessenten und inaktiven Accounts unterscheiden wollen.

Kundenverwaltung ↗

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🧾

Fakturierung

Rechnungen aus Stunden generieren, als PDF versenden, Zahlungseingang verfolgen, DATEV-Export für den Steuerberater.

Flow schließt den Kreis von der Zeitbuchung bis zur bezahlten Rechnung vollständig. Als Fakturierungssoftware für Agenturen und Freelancer deckt es alles ab: Rechnungen erstellen, als professionelles PDF ausgeben, direkt über die eigene Mailbox versenden, Zahlungseingänge erfassen und offene Beträge im Blick behalten. Die Stundenabrechnung funktioniert direkt aus dem Projekt heraus: abrechenbare Zeiteinträge markieren, zur Rechnung zusammenstellen, fertig. Alle gesetzlichen Pflichtangaben (§ 14 UStG) werden automatisch eingesetzt. Für die laufende Liquiditätskontrolle gibt es eine Offene-Posten-Liste und einen Liquiditätsplan, der Ein- und Ausgaben monatsweise darstellt. Am Monatsende exportiert der DATEV-Export alle Buchungsdaten in einem Format, das der Steuerberater direkt einlesen kann.

Fakturierung im Überblick ↗ PDF-Rechnungen ↗ Stundenabrechnung ↗ Offene Posten ↗ Liquiditätsplan ↗ DATEV Export ↗

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📁

Dokumentenmanagement

Dokumente hochladen, per KI parsen, mit Kunden und Projekten verknüpfen, durchsuchen und als Rechnungsanhänge hinterlegen.

Alle Dokumente eines Mandanten leben in Flow an einem Ort. PDFs, Bilder, Belege und Verträge werden in einer frei konfigurierbaren Ordnerhierarchie abgelegt und automatisch mit Kunden, Projekten und Rechnungen verknüpft. Beim Upload analysiert eine KI (Claude Vision) den Inhalt direkt — auch bei Scans und Fotos, wo ein klassischer Textextraktor versagt. Das Ergebnis: automatisch ausgefüllte Metadaten (Titel, Beschreibung, Tags, Datum), sofortige Volltextsuche und eine JPEG-Vorschau ohne separaten Download. Besonders nützlich für Gutschriften und Eingangsbelege: Dokumente können direkt als Anhang an eine Rechnung oder einen Offenen Posten geheftet werden — der DATEV-Export enthält diese Anhänge automatisch.

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👥

Team & Urlaub

Mitarbeiter einladen, Rollen vergeben, Abwesenheiten planen, Urlaubsbudgets verwalten und Teamauswertungen abrufen.

Flow unterscheidet klare Rollen: Owner und Admin sehen alles, Manager koordinieren Teams und genehmigen Abwesenheiten, Member sehen und buchen nur ihre eigenen Zeiten. Die Mitarbeiterverwaltung zeigt Buchungen, Abwesenheiten und Urlaubskonto jedes Teammitglieds. Urlaubs- und Abwesenheitsanträge können Mitarbeiter direkt über die Antragseite stellen; der genehmigende Manager erhält eine Benachrichtigung. Das Urlaubskonto zeigt verbrauchte und verbleibende Urlaubstage je Mitarbeiter und Jahr — inkl. gesetzlicher Feiertage und Sonderurlaub. Die Urlaubsverwaltung funktioniert ohne separate HR-Software: alles läuft direkt in Flow, wo auch die Projektzeiten erfasst werden.

Mitarbeiterverwaltung ↗ Urlaubsverwaltung ↗ Urlaubsantrag ↗ Urlaubskonto ↗

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Mehr zu Flow auf flow.webconia.de

Detailseiten zu einzelnen Anwendungsfällen und Branchen

Zeiterfassung für Agenturen ↗ Zeiterfassung für IT-Unternehmen ↗ Zeiterfassung für kleine Unternehmen ↗ Arbeitszeiterfassung ↗ Alternative zu Harvest ↗ Alternative zu Toggl ↗ FAQ ↗

Tipp

Nexus + Flow: Die vollständige Agentur-Suite

Während Nexus automatisch neue IT-Projekte akquiriert und Bewerbungen per KI versendet, verwaltet Flow die laufenden Projekte, das Team und die Rechnungen. Zwei Produkte, ein Ökosystem — entwickelt und täglich genutzt von webconia.

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Schluss mit Tool-Chaos.

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