Office Manager / Executive Assistant

Office Management Executive Assistant Agenda Management Stakeholder Management Projektkoordination Microsoft 365 Teams SharePoint Digitale Transformationen Organisationsveränderung Niederländisch Englisch

Festanstellung📍 Houten 🏢 60% vor Ort ⏳ 80% Auslastung 🎓 Medior 🏭 Sonstige 🌐 Niederländisch

Für eine wachsende und unternehmenslustige Organisation suchen wir einen erfahrenen Office Manager / Executive Assistant, der Struktur, Übersicht und Durchsetzungskraft bringt.

Die Organisation befindet sich in einer interessanten Wachstumsphase. Prozesse werden professionalisiert, die Dienstleistungen werden zunehmend digitalisiert und das Unternehmen bereitet sich auf weiteres Wachstum vor. In dieser Entwicklung arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung zusammen. Diese ist ein echter Unternehmer: energisch, entscheidungsfreudig, schnell schaltend und ständig auf der Suche nach neuen Chancen und Initiativen. Sie helfen, Struktur zu schaffen, Prioritäten scharf zu halten und sicherzustellen, dass Absprachen und Maßnahmen tatsächlich umgesetzt werden.

Gleichzeitig blicken Sie über die Agenda der Geschäftsführung hinaus. Sie erkennen, was in der Organisation besser, intelligenter oder professioneller gestaltet werden kann, und ergreifen selbst Initiative.

Ihre Aufgaben umfassen Executive Support, Office Management und leichte Projektkoordination. Sie sind unter anderem verantwortlich für: Strukturierung und Verwaltung der Agenda und Wochenplanung, Überwachung von Prioritäten, Vorbereitung und Organisation von Meetings, aktive Überwachung von Maßnahmen und Fristen, Unterstützung des Managements, Koordination von Office- und Organisationsprozessen, Unterstützung bei internen Projekten, Identifikation von Optimierungspotenzialen sowie Unterstützung bei Wachstums- und Digitalisierungsprojekten.

Wir suchen jemanden, der Ruhe und Struktur in ein unternehmenslustige Umgebung bringt, ohne die Geschwindigkeit zu bremsen. Sie warten nicht, bis Ihnen jemand genau sagt, was zu tun ist. Sie erkennen Bedarf, organisieren und sorgen für Umsetzung. Sie bringen mindestens 3–5 Jahre Erfahrung als Office Manager oder Executive Assistant mit, verfügen über starke Organisationsfähigkeiten, Erfahrung im Agenda- und Stakeholder-Management auf Führungsebene sowie eine proaktive, selbstständige und pragmatische Arbeitsweise.

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Skills erklärt

Stakeholder Management: Methode zur Identifikation, Analyse und Verwaltung der Interessen und Anforderungen aller an einem Projekt beteiligten Personen und Gruppen.
Projektkoordination: Aufgabe der Abstimmung, Planung und Überwachung von Projektaktivitäten und Beteiligten.
Microsoft 365: Cloud-basierte Suite von Microsoft mit Office-Anwendungen, Teams, SharePoint und weiteren Produktivitäts- und Collaboration-Tools.
Teams: Kommunikations- und Kollaborationsplattform von Microsoft für Videokonferenzen, Chat und Dateifreigabe in Teams.
SharePoint: Microsoft-Plattform für Dokumentenverwaltung, Teamzusammenarbeit und Informationsaustausch in Unternehmen.
Niederländisch: Sprache, die in den Niederlanden und Belgien gesprochen wird; Fachkompetenz für Kommunikation und Arbeit in niederländischsprachigen Umgebungen.
Englisch: Fremdsprache, die in internationalen Projekten, technischer Dokumentation und globaler Kommunikation verwendet wird.

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