Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Für ein etabliertes Unternehmen aus der Medien- und Verlagsbranche suchen wir eine erfahrene Executive Assistant auf Freelancer-Basis. Sie werden als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Stakeholdern und externen Geschäftspartnern tätig und unterstützen das Management im operativen Tagesgeschäft.
Die Position ist auf ca. 3 Monate befristet und umfasst mindestens 3 Tage pro Woche à 6 Stunden (gerne auch mehr). Der Arbeitsort ist München mit maximal 20% Remoteanteil.
Ihre Aufgaben: - Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Terminen und Meetings - Eigenständige Organisation von Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnung - Kalender- und Terminmanagement mit Priorisierung - Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Management-Unterlagen - Vorbereitung von Sitzungen und strategischen Meetings - Kommunikation mit internen und externen Partnern auf Management-Ebene - Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern - Unterstützung bei administrativen Prozessen und Fristenmanagement - Rechnungsprüfung und Freigabeprozesse - Recherche und Analyse komplexer Sachverhalte - Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten
Anforderungen: - Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Qualifikation - Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder in vergleichbarer Position - Sichere Beherrschung von MS Office (PowerPoint, Outlook, Excel) - Sehr gute Deutschkenntnisse; Englisch von Vorteil - Hohe Organisations- und Kommunikationsfähigkeit - Proaktive, eigenverantwortliche Arbeitsweise
Vergütung: ca. 50–55 € pro Stunde (all-in), verhandelbar.
Skills erklärt
- Terminmanagement
- Planung und Koordination von Terminen und Zeitressourcen, um Projekte oder Aufgaben zeitgerecht umzusetzen.
- MS Office
- Softwarepaket von Microsoft mit Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen.
- PowerPoint
- Software-Tool zur Erstellung und Präsentation von Folien mit Text, Bildern und Grafiken.
- Outlook
- E-Mail- und Kalender-Anwendung von Microsoft; wird für Kommunikation, Terminverwaltung und Kontaktverwaltung in Unternehmen genutzt.
- Excel
- Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft zur Verwaltung, Analyse und Visualisierung von Daten mit Formeln und Diagrammen.
- Präsentationserstellung
- Fähigkeit, Inhalte visuell und strukturiert aufzubereiten und vorzutragen; wird eingesetzt, um Informationen, Ergebnisse oder Konzepte überzeugend zu vermitteln.
- Deutsch
- Natürliche Sprache; wird für Kommunikation, Dokumentation und Zusammenarbeit in deutschsprachigen Umgebungen eingesetzt.
- Englisch
- Fremdsprache, die in internationalen Projekten, technischer Dokumentation und globaler Kommunikation verwendet wird.
- Organisationsstärke
- Fähigkeit, Strukturen, Prozesse und Teams effektiv zu gestalten und zu führen, um Ziele einer Organisation zu erreichen.
- Kommunikation
- Fähigkeit zum Austausch von Informationen und Ideen mit anderen Personen, schriftlich oder mündlich, klar und verständlich.
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Häufige Fragen zu Nexus
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- Welche Projektplattformen werden unterstützt?
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