Administrative Support - External Workforce (m/w/d)
🏛 Ausgeschrieben von emagine GmbHWir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Administrative Support (m/w/d) zur Verstärkung unseres Teams am Standort Hamburg. In dieser Hybrid-Position unterstützen Sie die täglichen Abläufe in einem dynamischen Umfeld und übernehmen administrative sowie organisatorische Aufgaben im Bereich Recruiting und External Workforce Management.
In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit verschiedenen Stakeholdern zusammen, um reibungslose Prozesse und hohe Servicequalität zu gewährleisten.
Ihre Aufgaben: - Administration und Koordination von Assignments über den gesamten Workforce-Lebenszyklus mit aktuellen Datenbeständen - Erstellung und Bearbeitung von Purchase Requisitions (PRs) und Purchase Orders (POs) in unserem ERP-System - Bearbeitung von Assignment-Verlängerungen, Budgetanpassungen und vertraglichen Änderungen - Durchführung von Datenqualitäts-Reviews und Audits in Vendor Management Systemen - Verfolgung von Genehmigungen, Unterschriften und fehlender Dokumentation - Koordination mit Hiring Managern, Lieferanten und internen Stakeholdern - Sicherstellung von Compliance-Anforderungen und audit-ready Dokumentation
Ihr Profil: - Höhere Schulbildung und mindestens ein Jahr relevante Erfahrung in einer administrativen Support-Rolle - Service-orientierte Arbeitsweise mit Verständnis für Beratungsprozesse - Sichere Anwendung von Office 365, Vendor Management Systemen und SAP - Fließend Englisch und Deutsch
Wir bieten eine befristete Position für 7–9 Monate in hybrider Arbeitsform.
Skills erklärt
- SAP
- Enterprise-Resource-Planning-System zur Verwaltung von Geschäftsprozessen wie Finanzen, Personal, Logistik und Produktion in Unternehmen.
- Office 365
- Cloud-basierte Suite von Microsoft mit Anwendungen wie Word, Excel, Outlook und Collaboration-Tools.
- Englisch
- Fremdsprache, die in internationalen Projekten, technischer Dokumentation und globaler Kommunikation verwendet wird.
- Deutsch
- Natürliche Sprache; wird für Kommunikation, Dokumentation und Zusammenarbeit in deutschsprachigen Umgebungen eingesetzt.
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Häufige Fragen zu Nexus
- Was ist Nexus und für wen ist es geeignet?
- Nexus richtet sich an selbstständige IT-Freelancer, die regelmäßig auf Projektausschreibungen antworten. Die Plattform automatisiert den gesamten Bewerbungsprozess – von der Analyse der Ausschreibung bis zum Versand der Bewerbung.
- Wie schreibt Nexus den Bewerbungstext?
- Nexus analysiert die Projektbeschreibung mit Claude (Anthropic) und gleicht die Anforderungen mit deinem hinterlegten Profil ab. Der generierte Text ist individuell, professionell und direkt versendbar – du kannst ihn vor dem Absenden noch anpassen.
- Welche Projektplattformen werden unterstützt?
- Nexus erhält Projekte direkt von Projektanbietern aus dem DACH-Raum – neue Ausschreibungen erscheinen automatisch in deiner Pipeline, ohne dass du Plattformen manuell durchsuchen musst.
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- Der Einstieg ist dauerhaft kostenlos. Für professionelle Nutzung mit erweiterten Funktionen gibt es kostenpflichtige Pläne – ohne versteckte Kosten oder automatische Verlängerung.
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Spezialist für S/4HANA-Transformationen, operatives Controlling und Prozessoptimierung in der Industrie.
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