Projektassistenz / PMO (m/w/d)
🏛 Ausgeschrieben von FERCHAU GmbHWir suchen eine erfahrene Projektassistentin oder einen erfahrenen Projektassistenten für unser Project Management Office an unserem Standort in Hamburg. Diese Rolle bietet die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld komplexe Großprojekte mit mehreren Teilprojekten zu unterstützen.
Ihre Aufgaben umfassen die Steuerung und Begleitung des Beauftragungsprozesses für interne und externe Mitarbeitende, von der Bedarfsabstimmung bis zur Nachverfolgung laufender Beauftragungen. Sie organisieren und koordinieren das On- und Offboarding von Mitarbeitenden, einschließlich der Verwaltung von Arbeitsmitteln und Zugängen. Darüber hinaus prüfen und geben Sie Leistungsnachweise sowie Rechnungen externer Dienstleister frei und unterstützen beim Budgetcontrolling und der kaufmännischen Steuerung.
Weitere Verantwortungen sind die Planung und Koordination von Terminen, Workshops und Meetings, die Erstellung und Pflege von Präsentationen und Berichten sowie die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen mit Protokollführung. Sie sichern eine strukturierte Dokumentation und effiziente Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten.
Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung im PMO mit, idealerweise in komplexen Großprojekten. Fundierte Kenntnisse in Personalbeschaffung, Beauftragungs- und Ressourcenprozessen sowie Verständnis agiler Projektmethoden sind erforderlich. Gutes Praxiswissen in Projektcontrolling und Budgetmanagement runden Ihr Profil ab. Sie verfügen über sicheren Umgang mit SAP und Microsoft Office, insbesondere Excel und Outlook. Kenntnisse in SharePoint, Jira oder vergleichbaren Projektsteuerungstools sind von Vorteil.
Die Position ist hybrid ausgestaltet und bietet flexible Arbeitsweise.
Skills erklärt
- Ressourcensteuerung
- Verwaltung und Optimierung von verfügbaren Ressourcen wie Personal, Budget oder Materialien in Projekten und Betriebsprozessen.
- Projektcontrolling
- Systematische Überwachung und Analyse von Projektfortschritt, Kosten und Ressourcen zur Sicherung der Projektziele.
- Budgetmanagement
- Planung, Überwachung und Kontrolle von Finanzressourcen in Projekten oder Organisationen, um Kosten im geplanten Rahmen zu halten.
- SAP
- Enterprise-Resource-Planning-System zur Verwaltung von Geschäftsprozessen wie Finanzen, Personal, Logistik und Produktion in Unternehmen.
- Microsoft Office
- Softwarepaket mit Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen.
- Excel
- Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft zur Verwaltung, Analyse und Visualisierung von Daten mit Formeln und Diagrammen.
- Outlook
- E-Mail- und Kalender-Anwendung von Microsoft; wird für Kommunikation, Terminverwaltung und Kontaktverwaltung in Unternehmen genutzt.
- SharePoint
- Microsoft-Plattform für Dokumentenverwaltung, Teamzusammenarbeit und Informationsaustausch in Unternehmen.
- Jira
- Projektmanagement- und Issue-Tracking-Tool von Atlassian; wird verwendet, um Aufgaben zu planen, zu verfolgen und Workflows zu organisieren.
- Agile Projektmethoden
- Iterative Projektmanagement-Ansätze (wie Scrum oder Kanban), bei denen Anforderungen in kurzen Zyklen umgesetzt und regelmäßig überprüft werden.
- Dokumentation
- Erstellung und Verwaltung von schriftlichen Informationen zu Prozessen, Systemen oder Projekten zur Kommunikation, Schulung und Nachverfolgung.
- Koordination
- Abstimmung und Steuerung von Aufgaben, Ressourcen und Beteiligten, um Ziele zeitgerecht und effizient zu erreichen.
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Häufige Fragen zu Nexus
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- Welche Projektplattformen werden unterstützt?
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