Projektassistenz / PMO (m/w/d)

Wir suchen eine erfahrene Projektassistentin oder einen erfahrenen Projektassistenten für unser Project Management Office an unserem Standort in Hamburg. Diese Rolle bietet die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld komplexe Großprojekte mit mehreren Teilprojekten zu unterstützen.

Ihre Aufgaben umfassen die Steuerung und Begleitung des Beauftragungsprozesses für interne und externe Mitarbeitende, von der Bedarfsabstimmung bis zur Nachverfolgung laufender Beauftragungen. Sie organisieren und koordinieren das On- und Offboarding von Mitarbeitenden, einschließlich der Verwaltung von Arbeitsmitteln und Zugängen. Darüber hinaus prüfen und geben Sie Leistungsnachweise sowie Rechnungen externer Dienstleister frei und unterstützen beim Budgetcontrolling und der kaufmännischen Steuerung.

Weitere Verantwortungen sind die Planung und Koordination von Terminen, Workshops und Meetings, die Erstellung und Pflege von Präsentationen und Berichten sowie die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen mit Protokollführung. Sie sichern eine strukturierte Dokumentation und effiziente Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten.

Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung im PMO mit, idealerweise in komplexen Großprojekten. Fundierte Kenntnisse in Personalbeschaffung, Beauftragungs- und Ressourcenprozessen sowie Verständnis agiler Projektmethoden sind erforderlich. Gutes Praxiswissen in Projektcontrolling und Budgetmanagement runden Ihr Profil ab. Sie verfügen über sicheren Umgang mit SAP und Microsoft Office, insbesondere Excel und Outlook. Kenntnisse in SharePoint, Jira oder vergleichbaren Projektsteuerungstools sind von Vorteil.

Die Position ist hybrid ausgestaltet und bietet flexible Arbeitsweise.