Office Manager / Executive Assistant

Office Management Executive Assistant Agenda Management Stakeholder Management Projektkoordination Microsoft 365 Teams SharePoint Organisationsveränderung Digitalisierung Niederländisch Englisch

Festanstellung📍 Houten 🏢 60% vor Ort ⏳ 80% Auslastung 🎓 Medior 🏭 Sonstige 🌐 Deutsch

Für eine wachsende und unternehmenslustige Organisation in Houten suchen wir einen erfahrenen Office Manager / Executive Assistant, der Struktur, Übersicht und Durchsetzungskraft bringt.

Die Organisation befindet sich in einer interessanten Wachstumsphase. Prozesse werden weiter professionalisiert, die Dienstleistungen werden zunehmend digitalisiert und die Organisation bereitet sich auf weiteres Wachstum vor. In dieser Entwicklung arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung zusammen – einem energischen, entscheidungsfreudigen Unternehmer, der ständig neue Chancen und Initiativen verfolgt. Sie sind die Person, die Struktur schafft, Prioritäten schärft und sicherstellt, dass Absprachen und Maßnahmen tatsächlich umgesetzt werden.

Darüber hinaus blicken Sie über die Agenda der Geschäftsführung hinaus. Sie erkennen, wo Prozesse in der Organisation verbessert, intelligenter oder professioneller gestaltet werden können, und ergreifen selbst Initiative.

Ihre Aufgaben umfassen Executive Support, Office Management und leichte Projektkoordination. Sie sind verantwortlich für die Verwaltung von Agenden und Wochenplanung, das Bewachen von Prioritäten, die Vorbereitung und Organisation von Meetings, das aktive Überwachen von Maßnahmen und Fristen sowie die Unterstützung des Managements bei internen Kommunikationsabläufen. Sie koordinieren Büro- und Organisationsprozesse, unterstützen interne Projekte und identifizieren Möglichkeiten zur Digitalisierung und Optimierung.

Wir suchen jemanden, der Ruhe und Struktur in ein dynamisches Umfeld bringt, ohne die Geschwindigkeit zu bremsen. Sie arbeiten proaktiv, selbstständig und pragmatisch. Sie warten nicht auf genaue Anweisungen, sondern erkennen, was notwendig ist, organisieren es und sorgen für Abschluss. Sie haben mindestens 3–5 Jahre Erfahrung als Office Manager, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle.

Arbeitsumfang: 28–36 Stunden pro Woche, mindestens 3 Tage vor Ort.

Skills

Office ManagementExecutive AssistantAgenda ManagementStakeholder ManagementMicrosoft 365TeamsSharePointNiederländischEnglischProjektkoordination wünschenswertOrganisationsveränderung wünschenswertDigitalisierung wünschenswert

Anforderungen

Rollenfamilie: Administration / Betrieb
Berufserfahrung: mindestens 3 Jahre
Sprachen: Englisch (gut), Niederländisch (verhandlungssicher)

Rahmenbedingungen

Remote: Minimum 3 days per week in the office

Projekt

Vermittlung: Über Vermittler

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Skills erklärt

Stakeholder Management: Methode zur Identifikation, Analyse und Verwaltung der Interessen und Anforderungen aller an einem Projekt beteiligten Personen und Gruppen.
Projektkoordination: Aufgabe der Abstimmung, Planung und Überwachung von Projektaktivitäten und Beteiligten.
Microsoft 365: Cloud-basierte Suite von Microsoft mit Office-Anwendungen, Teams, SharePoint und weiteren Produktivitäts- und Collaboration-Tools.
Teams: Kommunikations- und Kollaborationsplattform von Microsoft für Videokonferenzen, Chat und Dateifreigabe in Teams.
SharePoint: Microsoft-Plattform für Dokumentenverwaltung, Teamzusammenarbeit und Informationsaustausch in Unternehmen.
Digitalisierung: Prozess der Umwandlung von analogen Prozessen, Dokumenten oder Geschäftsmodellen in digitale, computergestützte Formate.
Niederländisch: Sprache, die in den Niederlanden und Belgien gesprochen wird; Fachkompetenz für Kommunikation und Arbeit in niederländischsprachigen Umgebungen.
Englisch: Fremdsprache, die in internationalen Projekten, technischer Dokumentation und globaler Kommunikation verwendet wird.

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Häufige Fragen zu Nexus

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