Verwaltungsmitarbeiter Personal & Logistik (m/w/d)

Microsoft Excel Microsoft Word Microsoft Outlook Microsoft 365 Personio DATEV Personaladministration Zeiterfassungssysteme Reisebuchung Veranstaltungsmanagement Lohnbuchhaltung Logistik

Festanstellung📍 Jena, Thüringen 🏢 100% vor Ort ⏳ 100% Auslastung 🏭 Logistik 🌐 Deutsch

Wir suchen einen engagierten Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) für die Bereiche Personal und Logistik an unserem Standort in Jena. In dieser vielseitigen Rolle werden Sie zum zentralen Ansprechpartner für administrative Aufgaben und unterstützen unser Team täglich bei der reibungslosen Abwicklung von Geschäftsprozessen.

Ihre Aufgaben umfassen die Organisation und Abwicklung von Dienstreisen, Terminen und Veranstaltungen sowie die Personaladministration inklusive Onboarding und Datenpflege. Sie koordinieren die Arbeitszeiterfassung, verwalten Schulungen und unterstützen die externe Lohnbuchhaltung durch Vorbereitung relevanter Unterlagen. Darüber hinaus organisieren Sie Post- und Versandprozesse und unterstützen bei Exportdokumenten.

Für diese Position bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Bürokauffrau/-mann oder Verwaltungsfachangestellte/r) mit. Berufserfahrung in der Personaladministration und idealerweise im Logistikumfeld ist erforderlich. Sie verfügen über sichere Kenntnisse in Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook) und haben Erfahrung mit HR-Software sowie Zeiterfassungssystemen. Kenntnisse in der Reisebuchung und im Veranstaltungsmanagement sind von Vorteil, ebenso wie Grundkenntnisse in der Zusammenarbeit mit externer Lohnbuchhaltungssoftware.

Sie zeichnen sich durch sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse für die tägliche Kommunikation aus. Eine strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick sind essentiell. Die Position ist vor Ort in Jena zu besetzen.

Wenn Sie Freude an administrativen Tätigkeiten haben und gerne im Team arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

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Skills erklärt

Microsoft Excel: Tabellenkalkulationssoftware zur Datenverarbeitung, Analyse und Visualisierung mit Formeln und Pivot-Tabellen.
Microsoft Word: Textverarbeitungsprogramm von Microsoft zur Erstellung, Formatierung und Verwaltung von Dokumenten.
Microsoft 365: Cloud-basierte Suite von Microsoft mit Office-Anwendungen, Teams, SharePoint und weiteren Produktivitäts- und Collaboration-Tools.
Personio: HR-Management-Software für Personalverwaltung, Recruiting und Payroll; wird von Unternehmen zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten eingesetzt.
DATEV: Deutsche Buchhaltungs- und Steuersoftware für Kanzleien und Unternehmen zur Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Steuererklärungen.
Personaladministration: Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Verträgen, Abrechnung und Personalverwaltungsprozessen; typischerweise mit HR-Systemen durchgeführt.
Veranstaltungsmanagement: Planung, Organisation und Durchführung von Events wie Konferenzen, Messen oder Meetings von der Konzeption bis zur Nachbereitung.
Lohnbuchhaltung: Verwaltung von Gehältern, Löhnen, Steuern und Sozialabgaben für Mitarbeiter eines Unternehmens.
Logistik: Planung und Durchführung von Transport, Lagerung und Verteilung von Waren; wird in Unternehmen zur Optimierung von Lieferketten eingesetzt.

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