Standortassistenz (m/w/d)
🏛 Ausgeschrieben von emagine GmbHFür ein Projektteam suchen wir eine organisierte und zuverlässige Standortassistenz, die das Team im Büro- und Baustellenalltag unterstützt. Du wirst als zentrale Anlaufstelle fungieren und dafür sorgen, dass alle administrativen und organisatorischen Prozesse reibungslos ablaufen.
Deine Aufgaben umfassen das Facility Management am Projektstandort, einschließlich der Koordination von Einrichtung, Reparaturen und IT-Ausstattung der Büroräume. Du verwaltest Reinigung und Schlüsselverwaltung und koordinierst Catering sowie Büroausstattung und persönliche Schutzausrüstung.
Im Bereich Organisation und Verwaltung verantwortest du die Besucherprozesse auf der Baustelle, einschließlich Registrierung und Sicherheitsschulungen. Du koordinierst Antragsprozesse, klärst Zugriffsanfragen zu internen Kommunikationsmitteln und organisierst Raumbuchungen für Meetings und Veranstaltungen.
In der finanziellen Administration legst du Bestellanforderungen an, bearbeitest Rechnungen in gängigen Systemen, buchst Wareneingänge und übernimmst Freigabeprozesse im Dienstleisterportal.
Du bringst eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem administrativen oder kaufmännischen Beruf mit und hast bereits in dynamischen Arbeitsumfeldern gearbeitet. Sehr gute Kenntnisse in MS Office 365, SharePoint und Teams sind erforderlich. Du bist ein Organisationstalent, teamorientiert und kooperativ, sprichst fließend Deutsch (B2-C1) und arbeitest gerne in interdisziplinären Teams. Erfahrung mit SAP PM/MM und finanzieller Administration ist von Vorteil.
Die Position ist auf mindestens 12 Monate ausgelegt, umfasst 37 Stunden pro Woche und ist hybrid ausgerichtet mit 3–4 Tagen Präsenz vor Ort. Start: schnellstmöglich.
Skills erklärt
- MS SharePoint
- Microsoft-Plattform für Dokumentenverwaltung, Zusammenarbeit und Intranet-Funktionen in Unternehmen.
- MS Teams
- Kommunikations- und Kollaborationsplattform von Microsoft für Messaging, Videokonferenzen und Dateiaustausch; wird eingesetzt für Teamkommunikation und Remote-Zusammenarbeit.
- SAP
- Enterprise-Resource-Planning-System zur Verwaltung von Geschäftsprozessen wie Finanzen, Personal, Logistik und Produktion in Unternehmen.
- Facility Management
- Verwaltung und Instandhaltung von Gebäuden, Infrastruktur und technischen Anlagen zur Sicherstellung des Betriebs.
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Häufige Fragen zu Nexus
- Was ist Nexus und für wen ist es geeignet?
- Nexus richtet sich an selbstständige IT-Freelancer, die regelmäßig auf Projektausschreibungen antworten. Die Plattform automatisiert den gesamten Bewerbungsprozess – von der Analyse der Ausschreibung bis zum Versand der Bewerbung.
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- Nexus analysiert die Projektbeschreibung mit Claude (Anthropic) und gleicht die Anforderungen mit deinem hinterlegten Profil ab. Der generierte Text ist individuell, professionell und direkt versendbar – du kannst ihn vor dem Absenden noch anpassen.
- Welche Projektplattformen werden unterstützt?
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