Assistenz Büroorganisation (m/w/d)
🏛 Ausgeschrieben von FERCHAU GmbHWir suchen eine engagierte Assistenzkraft für die Büroorganisation an unserem Standort in Nordrhein-Westfalen. In dieser Rolle unterstützen Sie unser Team bei der täglichen administrativen und organisatorischen Arbeit und tragen wesentlich zum reibungslosen Ablauf bei.
Ihre Aufgaben umfassen das Terminmanagement und die Koordination von Besprechungen sowie Veranstaltungen. Sie organisieren, bereiten vor und dokumentieren Meetings, bearbeiten interne und externe Korrespondenz in Deutsch und Englisch und verwalten Dokumente sowie Datenbestände. Darüber hinaus planen und organisieren Sie Seminare und Workshops, koordinieren nationale und internationale Besuchstermine und unterstützen das Reisemanagement.
Für diese Position bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit, beispielsweise als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Industriekauffrau/-mann. Erfahrung in Assistenzfunktionen oder Büromanagement ist wünschenswert. Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in MS Word und PowerPoint; SAP-Kenntnisse sind ideal. Ihre Deutschkenntnisse sollten auf sehr gutem Niveau sein, Englischkenntnisse mindestens gut. Weitere Sprachkenntnisse sind vorteilhaft.
Sie haben Erfahrung mit professioneller Geschäftskorrespondenz im internationalen Kontext und kennen sich mit Terminplanungstools wie Outlook aus. Ein Verständnis für Seminar- und Veranstaltungsorganisation rundet Ihr Profil ab.
Diese Position bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und Ihre organisatorischen Fähigkeiten einzubringen. Die Arbeit erfolgt vor Ort.
Skills
Anforderungen
- Rollenfamilie
- Administration / Betrieb
- Sprachen
- Deutsch (gut), Englisch (gut)
Projekt
- Projektart
- Wartung / Betrieb
- Vermittlung
- Über Vermittler
Skills erklärt
- MS Word
- Textverarbeitungssoftware von Microsoft; wird zur Erstellung und Formatierung von Dokumenten wie Berichten, Briefen und Verträgen verwendet.
- PowerPoint
- Software-Tool zur Erstellung und Präsentation von Folien mit Text, Bildern und Grafiken.
- SAP
- Enterprise-Resource-Planning-System zur Verwaltung von Geschäftsprozessen wie Finanzen, Personal, Logistik und Produktion in Unternehmen.
- Outlook
- E-Mail- und Kalender-Anwendung von Microsoft; wird für Kommunikation, Terminverwaltung und Kontaktverwaltung in Unternehmen genutzt.
- Büromanagement
- Organisation und Verwaltung von Büroabläufen, Terminen, Dokumenten und administrativen Aufgaben zur Unterstützung von Geschäftsprozessen.
- Terminmanagement
- Planung und Koordination von Terminen und Zeitressourcen, um Projekte oder Aufgaben zeitgerecht umzusetzen.
- Datenpflege
- Regelmäßige Überprüfung, Bereinigung und Aktualisierung von Datenbeständen, um Qualität, Aktualität und Konsistenz zu sichern.
- Koordination
- Abstimmung und Steuerung von Aufgaben, Ressourcen und Beteiligten, um Ziele zeitgerecht und effizient zu erreichen.
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- Welche Projektplattformen werden unterstützt?
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