Projektmanagement-Officer/in (PMO) – Gremienmanagement & Präsentationen

🏛 Ausgeschrieben von GHR Global Human Resources AG

Projektadministration PMO PowerPoint Management-Präsentationen Excel Microsoft Teams SharePoint OneNote Confluence Projektmanagement-Grundlagen Meilensteinplanung Risikomanagement Statusreporting Gremienkoordination Stakeholder-Mapping Roadmap-Visualisierung

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Für ein grosses Digitalisierungsprogramm im Schweizer Bank- und Finanzsektor suchen wir eine erfahrene Projektmanagement-Officer/in. Sie übernehmen die PMO-Funktion und fungieren als zentrale Koordinationsstelle zwischen verschiedenen Streams, Teams und Fachbereichen.

Der Schwerpunkt liegt auf professioneller Management-Kommunikation: Sie erstellen und überarbeiten PowerPoint-Präsentationen für Management- und Gremien-Entscheide auf verschiedenen Ebenen. Dabei verdichten Sie komplexe Inhalte zu klaren Botschaften und Entscheidungsgrundlagen, immer im einheitlichen, professionellen Erscheinungsbild des Unternehmens.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Planung und Koordination von Gremiensitzungen, das Einholen und Strukturieren von Inputs aus verschiedenen Bereichen, die Erstellung von Traktandenlisten und Protokollen sowie die systematische Nachverfolgung von Entscheidungen und Pendenzen. Sie konsolidieren Status-Inputs zu standardisierten Statusreports mit Ampeln, Fortschritt, Risiken und Abhängigkeiten.

Darüber hinaus pflegen Sie Meilensteinpläne und programmweite Roadmaps in enger Abstimmung mit der Programmleitung und stellen deren Konsistenz sicher. In Ihrer Drehscheiben-Funktion erkennen Sie Zusammenhänge und Abhängigkeiten über Streams und Fachbereiche hinweg und bauen übergreifende Übersichten wie Stakeholder-Mapping und Entscheidungslandkarten auf.

Wir suchen eine Person mit mehr als fünf Jahren nachgewiesener Erfahrung in Projektadministration oder PMO sowie starken Fähigkeiten im Erstellen von Management-Präsentationen. Ausgezeichnete Planungs- und PowerPoint-Kompetenzen sind zwingend erforderlich. Das Arbeitsumfeld ist dynamisch, agil und modern – mit flachen Hierarchien und menschlichem Miteinander.

Anforderungen

Rollenfamilie: Projektmanagement
Berufserfahrung: mindestens 5 Jahre
Sprachen: Deutsch (Muttersprache)
Rechtsform: Einzelfreelancer möglich

Rahmenbedingungen

Abrechnung: Nach Aufwand
Remote: Remote-Arbeit nur innerhalb der Schweiz erlaubt; Wohnsitz CH oder gültige Aufenthaltsbewilligung erforderlich
Bewerbungsfrist: 08.11.2026 (bald fällig)

Projekt

Projektart: Weiterentwicklung
Vermittlung: Über Vermittler

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Skills erklärt

Projektadministration: Verwaltung von Projektdokumenten, Zeitplänen, Ressourcen und administrativen Prozessen während der Projektabwicklung.
PMO: Project Management Office; zentrale Organisationseinheit, die Projektmanagement-Standards, Methoden und Ressourcen für mehrere Projekte bereitstellt.
PowerPoint: Software-Tool zur Erstellung und Präsentation von Folien mit Text, Bildern und Grafiken.
Management-Präsentationen: Erstellung und Durchführung von Präsentationen für Führungskräfte und Entscheidungsträger zur Kommunikation von Strategien, Ergebnissen und Empfehlungen.
Excel: Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft zur Verwaltung, Analyse und Visualisierung von Daten mit Formeln und Diagrammen.
Microsoft Teams: Kommunikations- und Kollaborationsplattform von Microsoft für Chat, Videokonferenzen und Dateiaustausch.
SharePoint: Microsoft-Plattform für Dokumentenverwaltung, Teamzusammenarbeit und Informationsaustausch in Unternehmen.
OneNote: Digitales Notizbuch-Tool von Microsoft zur Erfassung, Organisation und Verwaltung von Notizen, Dokumenten und Informationen in strukturierter Form.
Confluence: Atlassian-Softwaretool zur Erstellung, Verwaltung und gemeinsamen Bearbeitung von Dokumentationen und Wikis im Team.
Projektmanagement-Grundlagen: Dies umfasst grundlegende Methoden und Techniken zur Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten, wie Zeitplanung, Ressourcenallokation und Risikomanagement.
Meilensteinplanung: Projektmanagement-Methode, bei der wichtige Zwischenziele (Meilensteine) zeitlich geplant und überwacht werden; dient der Strukturierung und Kontrolle von Projektfortschritt.
Risikomanagement: Systematische Identifikation, Bewertung und Minderung von potenziellen Risiken in Projekten oder Geschäftsprozessen.
Statusreporting: Regelmäßige Berichterstattung über den aktuellen Stand von Projekten, Aufgaben oder Prozessen gegenüber Stakeholdern.
Gremienkoordination: Gremienkoordination bedeutet die Organisation und Abstimmung von Meetings, Entscheidungsprozessen und Kommunikation zwischen verschiedenen Gruppen oder Ausschüssen.
Stakeholder Mapping: Methode zur Identifikation und Analyse von Projektbeteiligten hinsichtlich ihrer Interessen, Einflussmöglichkeiten und Kommunikationsbedarf.
Roadmap-Visualisierung: Roadmap-Visualisierung ist die grafische Darstellung von geplanten Zielen, Meilensteinen und Zeitplänen eines Projekts oder Produkts, um Transparenz und Übersicht zu schaffen.

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