PMO / Projekt-Assistenz
Wir suchen eine erfahrene PMO- oder Projekt-Assistenz für ein spannendes Projekt im administrativen und organisatorischen Bereich. Sie werden als zentrale Unterstützungskraft tätig und tragen wesentlich zur reibungslosen Abwicklung von Projektprozessen bei.
Ihre Aufgaben umfassen die Verwaltung und Prüfung von Rechnungen, die Vorbereitung und Nachverfolgung von Bestellungen sowie Beschaffungsvorgängen. Sie organisieren die Dokumentenverwaltung, recherchieren Informationen und erstellen formale Dokumente. Weitere Tätigkeiten sind die Verwaltung von DocuSign-Umläufen, die Nachverfolgung interner Prozesse und Freigaben sowie die Vorbereitung von Versandaufträgen. Sie verwalten Projekt-Assets und Vorlagen und unterstützen bei angrenzenden administrativen Aufgaben.
Wir erwarten eine strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise. Erforderlich sind Erfahrungen als Team-, Projekt- oder Büroassistenz sowie sichere MS-Office-Kenntnisse. Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse sind notwendig. Zuverlässigkeit, Diskretion und ausgeprägte Eigenorganisation sind essentiell. Sie müssen sich einer Sicherheitsüberprüfung unterziehen und bereit sein, in einem sicherheitssensiblen Umfeld zu arbeiten.
Vorteilhaft sind Erfahrungen mit DocuSign, ERP- oder Beschaffungssystemen, Projektumfeldern sowie Kenntnisse in Einkauf, Materialwirtschaft oder Warenwirtschaft.
Dies ist eine freiberufliche Position mit einer Dauer von vier Monaten und darüber hinaus. Interessierte Kandidaten werden gebeten, ihr aussagekräftiges Profil mit Stundensatzvorstellung einzureichen.
Skills erklärt
- MS Office
- Softwarepaket von Microsoft mit Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen.
- Deutsch
- Natürliche Sprache; wird für Kommunikation, Dokumentation und Zusammenarbeit in deutschsprachigen Umgebungen eingesetzt.
- Englisch
- Fremdsprache, die in internationalen Projekten, technischer Dokumentation und globaler Kommunikation verwendet wird.
- DocuSign
- Cloud-basierte Plattform zur digitalen Signatur und elektronischen Unterzeichnung von Dokumenten.
- ERP-Systeme
- Softwaresysteme zur Verwaltung von Geschäftsprozessen wie Finanzen, Lagerhaltung und Produktion in Unternehmen.
- Beschaffung
- Prozess der Planung, Auswahl und Bestellung von Materialien, Dienstleistungen oder Ressourcen für ein Unternehmen.
- Dokumentenverwaltung
- Systeme und Prozesse zur Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Bereitstellung von digitalen oder physischen Dokumenten in Organisationen.
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Häufige Fragen zu Nexus
- Was ist Nexus und für wen ist es geeignet?
- Nexus richtet sich an selbstständige IT-Freelancer, die regelmäßig auf Projektausschreibungen antworten. Die Plattform automatisiert den gesamten Bewerbungsprozess – von der Analyse der Ausschreibung bis zum Versand der Bewerbung.
- Wie schreibt Nexus den Bewerbungstext?
- Nexus analysiert die Projektbeschreibung mit Claude (Anthropic) und gleicht die Anforderungen mit deinem hinterlegten Profil ab. Der generierte Text ist individuell, professionell und direkt versendbar – du kannst ihn vor dem Absenden noch anpassen.
- Welche Projektplattformen werden unterstützt?
- Nexus erhält Projekte direkt von Projektanbietern aus dem DACH-Raum – neue Ausschreibungen erscheinen automatisch in deiner Pipeline, ohne dass du Plattformen manuell durchsuchen musst.
- Kostet Nexus etwas?
- Der Einstieg ist dauerhaft kostenlos. Für professionelle Nutzung mit erweiterten Funktionen gibt es kostenpflichtige Pläne – ohne versteckte Kosten oder automatische Verlängerung.
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