Projektmanagement & Beratungvor 19 Tagen

Event Support Specialist (m/w/d)

MS Office MAP Eventmanagement Dokumentation Compliance Reisekostenabrechnung Prozessoptimierung

Festanstellung📍 Wiesbaden 🏢 100% vor Ort 🎓 Medior 🏭 Consulting 🌐 Deutsch

Wir suchen einen Event Support Specialist (m/w/d) für unseren Standort in Wiesbaden. In dieser Rolle sind Sie die zentrale Anlaufstelle für die Koordination und administrative Unterstützung von Unternehmensveranstaltungen.

Ihre Aufgaben umfassen die Koordination und Dokumentation von Veranstaltungsprozessen, die Recherche und Auswahl von Unterkünften sowie die Terminkoordination. Sie überwachen die Einhaltung von Compliance-Anforderungen, kommunizieren mit internen und externen Partnern und verwalten alle veranstaltungsbezogenen Unterlagen. Darüber hinaus erstellen Sie Reportings für die Veranstaltungsinitiator:innen und prüfen Reisekostenabrechnungen auf Vollständigkeit.

Sie arbeiten eng mit den Event-, Finanz- und Compliance-Abteilungen zusammen, um Prozesse zu optimieren, unterstützen bei Sonderprojekten und schulen neue Kolleg:innen in relevanten Prozessen und Systemen.

Für diese Position bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung mit, idealerweise als Veranstaltungskaufmann:frau oder Bürokaufmann:frau. Berufserfahrung im Eventmanagement oder administrativen Bereich ist wünschenswert. Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in MS Office und Erfahrung mit digitalen Dokumentationssystemen. Ein Verständnis für Compliance-Prozesse im Unternehmensumfeld ist erforderlich. Fließende Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.

Die Position ist vor Ort in Wiesbaden zu besetzen.

Skills

MS OfficeMAPDokumentationComplianceReisekostenabrechnungProzessoptimierungEventmanagement wünschenswert

Anforderungen

Rollenfamilie: Administration / Betrieb
Sprachen: Deutsch (verhandlungssicher), Englisch (gut)

Projekt

Projektart: Wartung / Betrieb
Vermittlung: Über Vermittler

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Skills erklärt

MS Office: Softwarepaket von Microsoft mit Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen.
Eventmanagement: Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen oder Verwaltung von Ereignissen in Systemen zur Koordination von Abläufen.
Dokumentation: Erstellung und Verwaltung von schriftlichen Informationen zu Prozessen, Systemen oder Projekten zur Kommunikation, Schulung und Nachverfolgung.
Compliance: Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Richtlinien in Organisationen, um rechtliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
Reisekostenabrechnung: Prozess und oft softwaregestützte Methode zur Erfassung, Prüfung und Erstattung von Reisekosten für Mitarbeiter.
Prozessoptimierung: Systematische Verbesserung von Geschäftsprozessen durch Analyse, Redesign und Implementierung effizienter Abläufe.

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