Assistenz Operations (m/w/d)
🏛 Ausgeschrieben von FERCHAU GmbHWir suchen eine engagierte Assistenz für den Bereich Operations an unserem Standort in Baden-Württemberg. Diese Rolle bietet die Möglichkeit, operative Prozesse aktiv mitzugestalten und das Management durch vielfältige administrative und analytische Aufgaben zu unterstützen.
Ihre Aufgaben umfassen das Controlling von Abteilungen und Projekten mit Fokus auf KPI-Tracking, Kapazitäts- und Zeitauswertungen. Sie sichern die Datenqualität in operativen Prozessen und entwickeln, pflegen sowie optimieren digitale Tools, Dashboards und Templates mit Excel oder Power BI. Darüber hinaus übernehmen Sie kleinere interne Projekte zur Prozessverbesserung und erstellen adressatengerechte Präsentationen für das Management.
Zu Ihren weiteren Verantwortungen gehören die Organisation und Vor- und Nachbereitung von Workshops, Teammeetings und Bereichsveranstaltungen. Sie unterstützen bei der Reiseplanung und -abrechnung für die Führungsebene, übernehmen operative Office-Management-Aufgaben und begleiten das Onboarding neuer Mitarbeitender. Als Schnittstelle zu IT-Themen koordinieren Sie Equipment-Beschaffung und technische Bedarfe. Zudem bauen Sie interne Kommunikationsstrukturen durch Newsletter und digitale Updates auf.
Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit und verfügen über gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel und Power BI. Erfahrung mit digitalen Tools zur Prozessoptimierung, Büro- oder Projektmanagement sowie Methodenwissen im Controlling sind von Vorteil. Kenntnisse in Reiseorganisationssystemen und digitalen Kommunikationskanälen runden Ihr Profil ab. Sehr gute Deutschkenntnisse sind erforderlich; Englischkenntnisse sind wünschenswert.
Die Position wird hybrid ausgeübt und bietet Ihnen Flexibilität bei der Gestaltung Ihrer Arbeitsweise.
Skills
Anforderungen
- Rollenfamilie
- Administration / Betrieb
- Sprachen
- Deutsch (gut)
Projekt
- Vermittlung
- Über Vermittler
Skills erklärt
- Excel
- Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft zur Verwaltung, Analyse und Visualisierung von Daten mit Formeln und Diagrammen.
- Power BI
- Ein Business-Intelligence-Tool von Microsoft zur Visualisierung und Analyse von Daten durch interaktive Dashboards und Berichte.
- PowerPoint
- Software-Tool zur Erstellung und Präsentation von Folien mit Text, Bildern und Grafiken.
- SAP Concur
- SAP-Lösung für Reisekostenmanagement und Spesenabrechnungen; wird zur Verwaltung und Genehmigung von Geschäftsreisen und Ausgaben eingesetzt.
- Controlling
- Geschäftsfunktion zur Planung, Überwachung und Steuerung von Unternehmenszielen durch Analyse von Kennzahlen und Budgets.
- KPI-Tracking
- KPI-Tracking ist die kontinuierliche Messung und Überwachung von Leistungskennzahlen zur Kontrolle von Geschäftszielen.
- Reporting
- Erstellung und Bereitstellung von Berichten und Auswertungen aus Daten, um Informationen für Entscheidungen zugänglich zu machen.
- Dashboards
- Benutzeroberflächen, die Daten und Kennzahlen visuell aufbereitet darstellen, um schnelle Übersicht und Entscheidungsfindung zu ermöglichen.
- Prozessoptimierung
- Systematische Verbesserung von Geschäftsprozessen durch Analyse, Redesign und Implementierung effizienter Abläufe.
- Projektmanagement
- Planung, Koordination und Überwachung von Projekten, um diese termingerecht, im Budget und mit der geforderten Qualität abzuschließen.
- Datenqualität
- Datenqualität beschreibt die Vollständigkeit, Genauigkeit und Konsistenz von Daten und ist entscheidend für zuverlässige Geschäftsprozesse und Analysen.
- MS Office
- Softwarepaket von Microsoft mit Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen.
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