Projektmanagement-Assistent (w/m/d)

Für ein anspruchsvolles Projekt suchen wir einen erfahrenen Projektmanagement-Assistenten (w/m/d) zur umfassenden administrativen Unterstützung.

Ihre Aufgaben umfassen die Organisation und Durchführung vielfältiger administrativer Tätigkeiten im Büro- und Standortumfeld. Sie sind Ansprechpartner für den Empfang, die Betreuung und Anmeldung von Besuchern, Kunden und externen Dienstleistern. Darüber hinaus verwalten Sie Parkberechtigungen und Zutrittsfreigaben, bearbeiten eingehende Telefonanrufe und koordinieren den Post- sowie Kurierverkehr.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt in der Organisation von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen, einschließlich Raumplanung und Bewirtung. Sie verwalten Besprechungsräume, bestellen Bürobedarf und koordinieren externe Dienstleistungen. Zudem prüfen Sie eingehende Rechnungen auf Vollständigkeit und leiten diese zur Freigabe weiter. Die Bestandsverwaltung von Büromaterialien und die Unterstützung bei Arbeitssicherheits-, Gesundheits- und Brandschutzmaßnahmen gehören ebenfalls zu Ihren Verantwortungen.

Sie unterstützen die Standortleitung administrativ und assistieren Mitarbeitenden bei Reisebuchungen und Reisekostenprozessen.

Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie nachgewiesene Berufserfahrung in der Büroorganisation oder einer ähnlichen administrativen Funktion. Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sind essentiell. Sie sollten sicher mit Microsoft-Office-Anwendungen umgehen, strukturiert und zuverlässig arbeiten und mehrere Aufgaben parallel koordinieren können. Sehr gute Deutschkenntnisse und grundlegende Englischkenntnisse sind erforderlich.