Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

MS-Office Sekretariat Verwaltung Koordination Planung Deutsch Englisch Budgetcontrolling Kommunikation Organisationsgeschick

Festanstellung📍 Bonn, Nordrhein-Westfalen 🏢 50% vor Ort 🌐 Deutsch

Wir suchen eine engagierte und organisierte Persönlichkeit für die Assistenz der Geschäftsleitung an unserem Standort in Nordrhein-Westfalen. Diese vielfältige Position bietet die Möglichkeit, in einem hybriden Arbeitsmodell tätig zu sein und ein Direktorat in allen administrativen und organisatorischen Belangen zu unterstützen.

Ihre Aufgaben umfassen die eigenverantwortliche Organisation und Koordination aller anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben im Direktoratsumfeld. Sie betreuen nationale und internationale Gäste professionell und kommunizieren teilweise in englischer Sprache. Darüber hinaus planen, organisieren und rechnen Sie Dienstreisen ab und unterstützen das Budgetcontrolling sowie Beschaffungsprozesse und Rechnungsprüfungen.

Zu Ihren weiteren Verantwortungen gehören die Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen, die Pflege von Adress- und Kontaktdatenbanken sowie die Koordination organisatorischer Abläufe. Sie sichern ein reibungsloses Büro- und Informationsmanagement und unterstützen die Geschäftsleitung bei administrativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben.

Sie bringen eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit und verfügen über Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsumfeld. Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen ist erforderlich. Sie zeichnen sich durch sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse aus. Eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke, Diskretion und professionelles Auftreten sind essentiell. Flexibilität, Belastbarkeit, Teamfähigkeit, hohe soziale Kompetenz sowie Engagement und Serviceorientierung runden Ihr Profil ab.

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Skills erklärt

MS Office: Softwarepaket von Microsoft mit Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen.
Verwaltung: Organisatorische Funktion zur Planung, Koordination und Kontrolle von Geschäftsprozessen und Ressourcen; umfasst administrative Aufgaben und Managementtätigkeiten.
Koordination: Abstimmung und Steuerung von Aufgaben, Ressourcen und Beteiligten, um Ziele zeitgerecht und effizient zu erreichen.
Planung: Systematische Vorbereitung und Strukturierung von Projekten, Ressourcen und Zeitabläufen zur Erreichung definierter Ziele.
Deutsch: Natürliche Sprache; wird für Kommunikation, Dokumentation und Zusammenarbeit in deutschsprachigen Umgebungen eingesetzt.
Englisch: Fremdsprache, die in internationalen Projekten, technischer Dokumentation und globaler Kommunikation verwendet wird.
Budgetcontrolling: Überwachung und Steuerung von Budgets in Projekten oder Unternehmen, um sicherzustellen, dass Ausgaben im geplanten Rahmen bleiben.
Kommunikation: Fähigkeit zum Austausch von Informationen und Ideen mit anderen Personen, schriftlich oder mündlich, klar und verständlich.

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