Kaufmännischer Sachbearbeiter Auftragsmanagement (m/w/d)

Auftragsbearbeitung Rechnungsbearbeitung Sachbearbeitung Buchhaltung Gebäudemanagement Excel MS Office Outlook LuGM Datenpflege Dokumentation Prozessoptimierung

Festanstellung📍 Lübeck 🏢 100% vor Ort ⏳ 100% Auslastung 🎓 Medior 🏭 Öffentlicher Sektor 🌐 Deutsch

Wir suchen einen Kaufmännischen Sachbearbeiter Auftragsmanagement (m/w/d) für unseren Standort in Schleswig-Holstein. Sie werden vor Ort tätig sein und sind verantwortlich für die Bearbeitung und Nachverfolgung des Auftrags- und Rechnungsdurchlaufes. Ihre Aufgaben umfassen die Terminüberwachung laufender Beauftragungen, die Prüfung und Klärung fehlerhafter Rechnungen sowie die Ermittlung und Vermeidung von Doppelbestellungen. Sie koordinieren die Rechnungsklärung zwischen technischen Beschäftigten und der Buchhaltung und unterstützen die Datenpflege sowie Prozessoptimierung in relevanten Fachverfahren. Darüber hinaus führen Sie eine strukturierte digitale Ablage von Unterlagen aus Wartungen, Prüfungen und Begehungen durch und unterstützen technische Beschäftigte bei der Erstellung und Pflege von Wartungs- und Prüfübersichten, insbesondere in Excel. Die Dokumentation von Bearbeitungsständen, offenen Punkten und Fristen in vorgegebenen Systemen gehört ebenfalls zu Ihren Verantwortungen.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit. Nachweisbare Berufserfahrung in der Auftrags-, Rechnungs- oder Sachbearbeitung ist erforderlich, vorzugsweise in einer öffentlichen Verwaltung oder im Gebäudemanagement. Zusatzqualifikationen oder Berufserfahrung im technischen Gebäudemanagement sind wünschenswert. Sie zeichnen sich durch hohe Auffassungsgabe, Zahlenverständnis und eine strukturierte, genaue sowie effiziente Arbeitsweise aus. Zuverlässigkeit, Flexibilität und Einsatzbereitschaft sind für Sie selbstverständlich. Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie sichere Anwenderkenntnisse in MS Office, insbesondere Excel und Outlook, sind notwendig. Sie zeigen Bereitschaft, sich kurzfristig in weitere Fachverfahren einzuarbeiten, und verfügen über organisatorische Fähigkeiten sowie Belastbarkeit auch bei starkem Arbeitsanfall.

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Skills erklärt

Sachbearbeitung: Administrative Tätigkeit zur Bearbeitung von Anträgen, Anfragen oder Verwaltungsaufgaben nach festgelegten Verfahren.
Buchhaltung: Systematische Erfassung und Dokumentation aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens; Grundlage für Finanzbuchhaltung und Steuererklärungen.
Gebäudemanagement: Die Verwaltung und Instandhaltung von Gebäuden, einschließlich Facility Management, Sicherheit und Betriebsoptimierung.
Excel: Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft zur Verwaltung, Analyse und Visualisierung von Daten mit Formeln und Diagrammen.
MS Office: Softwarepaket von Microsoft mit Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen.
Outlook: E-Mail- und Kalender-Anwendung von Microsoft; wird für Kommunikation, Terminverwaltung und Kontaktverwaltung in Unternehmen genutzt.
Datenpflege: Regelmäßige Überprüfung, Bereinigung und Aktualisierung von Datenbeständen, um Qualität, Aktualität und Konsistenz zu sichern.
Dokumentation: Erstellung und Verwaltung von schriftlichen Informationen zu Prozessen, Systemen oder Projekten zur Kommunikation, Schulung und Nachverfolgung.
Prozessoptimierung: Systematische Verbesserung von Geschäftsprozessen durch Analyse, Redesign und Implementierung effizienter Abläufe.

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