Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
🏛 Ausgeschrieben von Westhouse Consulting GmbHWir suchen für ein internationales Unternehmen eine erfahrene Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) für eine Projektposition in München. Das Engagement ist auf ca. 3 Monate befristet und startet zum 03.08.2026. Der Arbeitsumfang beträgt mindestens 3 Tage pro Woche à 6 Stunden mit maximal 20% Remoteanteil.
In dieser Rolle unterstützen Sie die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und sind Ansprechpartner für alle administrativen und organisatorischen Belange auf Management-Ebene. Ihre Aufgaben umfassen die Vorbereitung und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen, das Kalender- und Terminmanagement sowie die Erstellung professioneller Präsentationen und Management-Unterlagen. Sie koordinieren Workshops und Veranstaltungen, bereiten Sitzungen vor und kommunizieren mit internen und externen Partnern. Darüber hinaus unterstützen Sie bei vertragsbezogenen Prozessen, Fristenmanagement, Rechnungsprüfung und bereichsübergreifenden Projekten.
Für diese Position bringen Sie ein erfolgreich abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Qualifikation mit. Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer ähnlichen Position sind erforderlich. Sie verfügen über sichere MS-Office-Kenntnisse (PowerPoint, Outlook, Excel) und erstellen professionell Präsentationen und Management-Unterlagen. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind notwendig; Englischkenntnisse sind wünschenswert. Sie zeichnen sich durch hohe Organisations- und Kommunikationsstärke, strukturierte Arbeitsweise, Serviceorientierung und Diskretion aus. Analytisches Denkvermögen, Verantwortungsbewusstsein, professionelles Auftreten und Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab.
Skills erklärt
- Terminmanagement
- Planung und Koordination von Terminen und Zeitressourcen, um Projekte oder Aufgaben zeitgerecht umzusetzen.
- Reiseplanung
- Organisation und Koordination von Reisen hinsichtlich Route, Unterkunft und Logistik; wird in Projekten oder Geschäftsabläufen zur Planung von Dienstreisen eingesetzt.
- MS Office
- Softwarepaket von Microsoft mit Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen.
- PowerPoint
- Software-Tool zur Erstellung und Präsentation von Folien mit Text, Bildern und Grafiken.
- Outlook
- E-Mail- und Kalender-Anwendung von Microsoft; wird für Kommunikation, Terminverwaltung und Kontaktverwaltung in Unternehmen genutzt.
- Excel
- Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft zur Verwaltung, Analyse und Visualisierung von Daten mit Formeln und Diagrammen.
- Deutsch
- Natürliche Sprache; wird für Kommunikation, Dokumentation und Zusammenarbeit in deutschsprachigen Umgebungen eingesetzt.
- Englisch
- Fremdsprache, die in internationalen Projekten, technischer Dokumentation und globaler Kommunikation verwendet wird.
- Präsentationserstellung
- Fähigkeit, Inhalte visuell und strukturiert aufzubereiten und vorzutragen; wird eingesetzt, um Informationen, Ergebnisse oder Konzepte überzeugend zu vermitteln.
- Organisationsfähigkeit
- Persönliche Kompetenz, Aufgaben, Ressourcen und Prozesse strukturiert zu planen und zu koordinieren.
- Kommunikation
- Fähigkeit zum Austausch von Informationen und Ideen mit anderen Personen, schriftlich oder mündlich, klar und verständlich.
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- Welche Projektplattformen werden unterstützt?
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