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SonstigesAbgelaufen

Teamassistent Büroorganisation (m/w/d)

🏛 Ausgeschrieben von FERCHAU GmbH

Büromanagement Büroorganisation MS Office Outlook AVA Programme California Ava Leistungsverzeichnisse

Arbeitnehmerüberlassung📍 Hamburg 🏢 100% vor Ort 🌐 Deutsch

Wir suchen einen engagierten Teamassistenten für die umfassende Büroorganisation in Hamburg. In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie die zentrale Verwaltung der Büroinfrastruktur und arbeiten dabei mit modernen Tools wie MS Office und Outlook.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehört der professionelle Empfang von Kunden und Geschäftspartnern sowohl telefonisch als auch vor Ort. Sie kontrollieren Eingangsrechnungen für Büromaterialien und Dienstleistungen und verwalten eigenständig die Bestellung sowie Nachverfolgung von Büromaterial über Online-Shops oder interne Systeme.

Ein wichtiger Bestandteil Ihrer Tätigkeit ist die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inklusive der Raumplanung. Sie prüfen, korrigieren und formatieren schriftliche Unterlagen wie Briefe und Protokolle und erstellen projektbezogene Dokumente wie Leistungsverzeichnisse. Darüber hinaus überprüfen Sie Projektrechnungen bauausführender Unternehmen auf ihre Richtigkeit und unterstützen Ingenieure bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Die Organisation von Dienstreisen inklusive Buchung von Bahn- und Flugreisen rundet Ihr Aufgabenspektrum ab.

Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Mindestens zwei Jahre Erfahrung im Officemanagement sowie sicherer Umgang mit MS Office sind erforderlich. Idealerweise bringen Sie Kenntnisse in der Arbeit mit AVA-Programmen mit. Sichere Deutschkenntnisse auf C1-Niveau runden Ihr Profil ab. Die Position bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld Verantwortung zu übernehmen und vielfältige administrative Prozesse zu gestalten.

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Skills erklärt

Büromanagement: Organisation und Verwaltung von Büroabläufen, Terminen, Dokumenten und administrativen Aufgaben zur Unterstützung von Geschäftsprozessen.
MS Office: Softwarepaket von Microsoft mit Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen.
Outlook: E-Mail- und Kalender-Anwendung von Microsoft; wird für Kommunikation, Terminverwaltung und Kontaktverwaltung in Unternehmen genutzt.
AVA-Programme: Softwarelösungen für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) im Bauwesen zur Verwaltung von Bauprojekten und Leistungsverzeichnissen.
Leistungsverzeichnisse: Detaillierte Auflistungen von Leistungen, Produkten oder Services mit Mengen und Spezifikationen; dienen als Grundlage für Ausschreibungen und Verträge.

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