Office Manager (m/w/d)
Wir suchen einen erfahrenen Office Manager (m/w/d) für unseren Standort in Wien. In dieser Rolle sind Sie das organisatorische Herzstück unseres Bürobetriebs und tragen wesentlich zu reibungslosen Abläufen bei.
Ihre Aufgaben umfassen die Gesamtorganisation und Koordination aller Büroprozesse am Standort. Sie verwalten Reisekosten und Dienstreisen der Mitarbeitenden, beschaffen kleinere Baumaterialien über Warenwirtschaftssysteme und koordinieren externe Dienstleister wie Reinigungsservices. Im administrativen Bereich unterstützen Sie bei Dokumentenmanagement und erstellen Reports sowie Analysen mit MS Office, insbesondere Excel. Darüber hinaus planen und organisieren Sie Termine, verwalten Besprechungsräume und Veranstaltungen. Sie pflegen relevante Datenbanken im Personal- und Materialbereich und arbeiten eng mit dem Team vor Ort zusammen.
Für diese Position bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement oder Industriekaufmann/-frau) mit mehrjähriger praktischer Erfahrung im Office Management oder in administrativen Funktionen mit. Kenntnisse in Warenwirtschaftssystemen wie SAP sind von Vorteil, ebenso erste Erfahrungen in der Baubranche. Sie beherrschen MS Office souverän, insbesondere Outlook, Word und Excel, und haben Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister. Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie grundlegende Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab.
Die Position ist vor Ort in Wien zu besetzen. Wenn Sie organisiert, zuverlässig und kommunikativ sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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Häufige Fragen zu Nexus
- Was ist Nexus und für wen ist es geeignet?
- Nexus richtet sich an selbstständige IT-Freelancer, die regelmäßig auf Projektausschreibungen antworten. Die Plattform automatisiert den gesamten Bewerbungsprozess – von der Analyse der Ausschreibung bis zum Versand der Bewerbung.
- Wie schreibt Nexus den Bewerbungstext?
- Nexus analysiert die Projektbeschreibung mit Claude (Anthropic) und gleicht die Anforderungen mit deinem hinterlegten Profil ab. Der generierte Text ist individuell, professionell und direkt versendbar – du kannst ihn vor dem Absenden noch anpassen.
- Welche Projektplattformen werden unterstützt?
- Nexus erhält Projekte direkt von Projektanbietern aus dem DACH-Raum – neue Ausschreibungen erscheinen automatisch in deiner Pipeline, ohne dass du Plattformen manuell durchsuchen musst.
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