Office Management Assistenz (Hamburg)

Für einen etablierten Standort in Hamburg suchen wir eine engagierte Office Management Assistenz für eine langfristige Zusammenarbeit von mindestens 12 Monaten. Die Position ist vor Ort zu besetzen und richtet sich idealerweise an Kandidaten aus der Region Hamburg.

Ihre Aufgaben umfassen die umfassende Büro- und Standortadministration, einschließlich Besucherempfang, Verwaltung von Zugängen und Parkberechtigungen sowie die Betreuung von Kunden und externen Dienstleistern. Sie koordinieren Meetings, Workshops und Veranstaltungen mit allen logistischen Aspekten und sind verantwortlich für die Verwaltung von Besprechungsräumen. Weitere Aufgaben sind die Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost, Koordination von Kurierdiensten, Verwaltung von Bürobedarfen und Lagerbeständen sowie die Prüfung eingehender Rechnungen. Sie unterstützen den Site Manager bei administrativen Aufgaben, koordinieren Arbeitsschutzbegehungen und Brandschutzprüfungen und assistieren Mitarbeitern bei Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen.

Wir erwarten eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation. Berufserfahrung im Office Management, Empfang oder in der administrativen Standortbetreuung ist erforderlich. Sie sollten ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten mitbringen, sicher mit Microsoft-Office-Anwendungen umgehen können und eine strukturierte, eigenständige und serviceorientierte Arbeitsweise an den Tag legen. Deutsch ist erforderlich, Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Die Position ist mit 3–4 Tagen pro Woche à ca. 6 Stunden täglich ausgeschrieben und kann zeitnah beginnen.