Kaufmännischer Assistent (m/w/d)

Rechnungserstellung Angebotserstellung MS Excel MS Word SAP ERP-Systeme DocuWare SharePoint Büromanagement Telefonsysteme Dokumentenmanagementsysteme Genehmigungsmanagement Behördenkorrespondenz

Festanstellung📍 Merseburg, Sachsen-Anhalt 🏢 50% vor Ort ⏳ 100% Auslastung 🎓 Medior 🏭 Fertigung 🌐 Deutsch

Wir suchen einen Kaufmännischen Assistenten (m/w/d) für unseren Standort in Merseburg. Die Position ist im Hybrid-Modell ausgeschrieben und bietet vielfältige Aufgaben im kaufmännischen Bereich.

Ihre Aufgaben: Sie sind verantwortlich für die Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen mit modernen Office-Anwendungen und ERP-Systemen. Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Angebotserstellung unter Verwendung von Vorlagen und Kalkulationstools. Als erste Ansprechperson für Kundenanfragen nehmen Sie Telefonate an und leiten diese weiter. Sie erstellen, pflegen und archivieren betriebliche Dokumente in digitalen Systemen und bereiten Sicherheitsberichte nach internen Vorgaben vor. Das Genehmigungsmanagement inklusive Fristenkontrolle gehört ebenfalls zu Ihren Verantwortungen. Zudem koordinieren Sie mit anderen Abteilungen, um reibungslose Prozessabläufe sicherzustellen.

Ihr Profil: Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Sie verfügen über sichere Kenntnisse in der Rechnungs- und Angebotserstellung mit MS Excel, Word oder branchenspezifischer Software. Erfahrung im Umgang mit Telefonsystemen und professioneller Telefonservice sind erforderlich. Sie sind routiniert im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen und bringen Organisationsfähigkeit bei der Koordination mehrerer Aufgabenbereiche mit. Grundkenntnisse zu Sicherheitsberichten im gewerblichen Kontext sowie Verständnis für Genehmigungsprozesse sind wünschenswert.

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Skills erklärt

Angebotserstellung: Prozess der Erstellung von Verkaufsangeboten für Kunden, einschließlich Kalkulation, Spezifikation und Dokumentation.
MS Excel: Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft zur Datenverarbeitung, Analyse und Visualisierung mit Formeln und Diagrammen.
MS Word: Textverarbeitungssoftware von Microsoft; wird zur Erstellung und Formatierung von Dokumenten wie Berichten, Briefen und Verträgen verwendet.
SAP: Enterprise-Resource-Planning-System zur Verwaltung von Geschäftsprozessen wie Finanzen, Personal, Logistik und Produktion in Unternehmen.
ERP-Systeme: Softwaresysteme zur Verwaltung von Geschäftsprozessen wie Finanzen, Lagerhaltung und Produktion in Unternehmen.
DocuWare: Enterprise-Content-Management-System zur digitalen Verwaltung, Archivierung und Verarbeitung von Dokumenten.
SharePoint: Microsoft-Plattform für Dokumentenverwaltung, Teamzusammenarbeit und Informationsaustausch in Unternehmen.
Büromanagement: Organisation und Verwaltung von Büroabläufen, Terminen, Dokumenten und administrativen Aufgaben zur Unterstützung von Geschäftsprozessen.
Dokumentenmanagementsysteme: Systeme zur zentralen Speicherung, Verwaltung, Versionierung und Bereitstellung von digitalen Dokumenten in Organisationen.

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