Empfangsmitarbeiter (m/w/d) Office Management

Für ein etabliertes Unternehmen in Stuttgart suchen wir einen erfahrenen Empfangsmitarbeiter (m/w/d) im Office Management. Diese vielseitige Position bietet die Gelegenheit, ein modernes Büro zu unterstützen und dabei verschiedenste administrative Aufgaben zu übernehmen.

Ihre Aufgaben umfassen die Betreuung der Telefonzentrale und des Empfangsbereichs, die Abwicklung des Postverkehrs sowie die professionelle Bewirtung von nationalen und internationalen Gästen. Sie koordinieren Termine und Räume, bestellen Büromaterial und organisieren Dienstreisen. Darüber hinaus unterstützen Sie bei Infrastruktur-Themen, fungieren als erste Ansprechperson für Mitarbeitende und Dienstleister und wirken bei der Organisation interner Veranstaltungen mit.

Wir erwarten eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann, Industriekauffrau/-mann oder Hotelfachfrau/-mann) sowie mehrjährige Berufserfahrung als Empfangssekretär. Kenntnisse in betriebswirtschaftlichen Vorgängen, insbesondere im Beschaffungsbereich, sind erforderlich. Sie sollten sehr sicher mit MS-Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) umgehen und gute Kenntnisse in Confluence und Jira mitbringen. SAP- und Visio-Kenntnisse sind wünschenswert.

Fachliche Anforderungen ergänzen sich durch persönliche Kompetenzen: Kunden- und mitarbeiterorientierte Arbeitsweise, freundliches und selbstsicheres Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten sind essentiell. Sie sollten bereit sein, Aufgaben über den klassischen Empfang hinaus zu übernehmen, etwa im Facility-Management und der Arbeitssicherheit. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse werden vorausgesetzt.

Die Position ist auf 30 Stunden pro Woche ausgelegt und beginnt im September 2026 mit einer Laufzeit von mindestens 12 Monaten.