Teamassistenz Produktion (m/w/d)

Microsoft Word Microsoft Excel Dokumentenmanagementsysteme (DMS)Terminmanagement Präsentationserstellung Berichtserstellung Prozessoptimierung Projektkoordination

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Wir suchen eine engagierte Teamassistenz für unseren Produktionsbereich am Standort Berlin. Diese Rolle bietet die Möglichkeit, in einem hybriden Arbeitsmodell tätig zu sein und ein dynamisches Team aktiv zu unterstützen.

Ihre Aufgaben umfassen die umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Bereichsleitung sowie des Produktionsteams. Sie koordinieren eigenverantwortlich Abläufe innerhalb der Abteilung und wirken aktiv bei der Optimierung interner Prozesse mit. Darüber hinaus planen, bereiten vor und bearbeiten Sie Meetings und Workshops mit internen und externen Partnern nach.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf dem Terminmanagement, der Einladungskoordination und der Erstellung von Präsentationsunterlagen. Sie sichern die termingerechte Nachverfolgung von Projekten, Fristen und laufenden Vorgängen und übernehmen anfallende Sonderaufgaben. Zudem unterstützen Sie die Kommunikation und Abstimmung mit Gesellschaftern und weiteren Stakeholdern.

Für diese Position bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit. Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office- oder Verwaltungsumfeld ist erforderlich. Sie verfügen über sichere Kenntnisse in Microsoft-365-Anwendungen, insbesondere Word und Excel. Idealerweise haben Sie Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Routine in professioneller Kommunikation und Korrespondenz mit externen Dienstleistern und Lieferanten ist ebenso wichtig wie die Fähigkeit zur Erstellung, Auswertung und Aufbereitung von Übersichten, Berichten und Präsentationen. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich.

Skills

Microsoft WordMicrosoft ExcelTerminmanagementPräsentationserstellungBerichtserstellungProzessoptimierungProjektkoordinationDokumentenmanagementsysteme (DMS) wünschenswert

Anforderungen

Rollenfamilie: Administration / Betrieb
Sprachen: Deutsch (verhandlungssicher)

Rahmenbedingungen

Gesuchte Personen: 1

Projekt

Vermittlung: Über Vermittler

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Skills erklärt

Microsoft Word: Textverarbeitungsprogramm von Microsoft zur Erstellung, Formatierung und Verwaltung von Dokumenten.
Microsoft Excel: Tabellenkalkulationssoftware zur Datenverarbeitung, Analyse und Visualisierung mit Formeln und Pivot-Tabellen.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Software zur zentralen Speicherung, Verwaltung, Versionierung und Suche von digitalen Dokumenten in Unternehmen.
Terminmanagement: Planung und Koordination von Terminen und Zeitressourcen, um Projekte oder Aufgaben zeitgerecht umzusetzen.
Präsentationserstellung: Fähigkeit, Inhalte visuell und strukturiert aufzubereiten und vorzutragen; wird eingesetzt, um Informationen, Ergebnisse oder Konzepte überzeugend zu vermitteln.
Berichtserstellung: Erstellung von strukturierten Dokumenten und Berichten zur Darstellung von Daten, Ergebnissen oder Statusmitteilungen für verschiedene Zielgruppen.
Prozessoptimierung: Systematische Verbesserung von Geschäftsprozessen durch Analyse, Redesign und Implementierung effizienter Abläufe.
Projektkoordination: Aufgabe der Abstimmung, Planung und Überwachung von Projektaktivitäten und Beteiligten.

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