Team- und Abteilungsassistent (m/w/d)
Wir suchen einen erfahrenen Team- und Abteilungsassistenten (m/w/d) für eine globale Organisation am Standort Mülheim an der Ruhr. In dieser Rolle unterstützen Sie die Abteilungsleitung bei administrativen Aufgaben und tragen aktiv zur kontinuierlichen Prozessoptimierung bei.
Ihre Aufgaben umfassen: - Assistenz der Abteilungsleitung bei Verwaltungsaufgaben innerhalb einer internationalen Organisationsstruktur - Administrative Tätigkeiten im Bereich Personal- und Mitarbeiterbetreuung, einschließlich Fehlzeitenmanagement und Bearbeitung von Mehrarbeitsanträgen - Bearbeitung von Bestellungen für Bürobedarf, IT-Hardware und externe Dienstleistungen - Umfassendes Reisemanagement von der Planung über die Buchung bis zur Abrechnung - Identifikation und Umsetzung von Verbesserungspotenzialen in administrativen Prozessen
Das bringen Sie mit: - Abgeschlossene Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einem ähnlichen Bereich - Sichere Kenntnisse in Office 365 (Word, PowerPoint, Excel) sowie Grundkenntnisse in SharePoint und MS Teams - Gute SAP-Kenntnisse erforderlich - Vorteilhaft: Erfahrung mit weiteren Softwaretools wie Access oder einfacher Webgestaltung - Ausgeprägte IT-Affinität und Fähigkeiten in der Büroorganisation - Selbstständige, genaue und teamfähige Arbeitsweise mit ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten - Proaktive Herangehensweise und Fähigkeit zur Prozessoptimierung - Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Die Position ist vor Ort in Mülheim an der Ruhr zu besetzen.
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Häufige Fragen zu Nexus
- Was ist Nexus und für wen ist es geeignet?
- Nexus richtet sich an selbstständige IT-Freelancer, die regelmäßig auf Projektausschreibungen antworten. Die Plattform automatisiert den gesamten Bewerbungsprozess – von der Analyse der Ausschreibung bis zum Versand der Bewerbung.
- Wie schreibt Nexus den Bewerbungstext?
- Nexus analysiert die Projektbeschreibung mit Claude (Anthropic) und gleicht die Anforderungen mit deinem hinterlegten Profil ab. Der generierte Text ist individuell, professionell und direkt versendbar – du kannst ihn vor dem Absenden noch anpassen.
- Welche Projektplattformen werden unterstützt?
- Nexus erhält Projekte direkt von Projektanbietern aus dem DACH-Raum – neue Ausschreibungen erscheinen automatisch in deiner Pipeline, ohne dass du Plattformen manuell durchsuchen musst.
- Kostet Nexus etwas?
- Der Einstieg ist dauerhaft kostenlos. Für professionelle Nutzung mit erweiterten Funktionen gibt es kostenpflichtige Pläne – ohne versteckte Kosten oder automatische Verlängerung.
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