Kaufmännische Assistenz im Projektmanagement (m/w/d)
Wir suchen ein kaufmännisches Organisationstalent mit Technikaffinität für unser Team am Standort Aachen. In dieser Rolle werden Sie zum zentralen Dreh- und Angelpunkt unserer Projektabläufe und unterstützen die Projektleitung sowie das Team im operativen Tagesgeschäft.
Ihre Aufgaben umfassen die Koordination von Terminen, Meetings und Deadlines sowie deren strukturierte Vor- und Nachbereitung. Sie erstellen Auswertungen, Reports und Präsentationen und bereiten Informationen adressatengerecht auf. Das Dokumentenmanagement liegt in Ihrer Verantwortung – von der Ablage über die Pflege bis zur Strukturierung projektbezogener Unterlagen.
Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Erstellung, Prüfung und Nachverfolgung von Rechnungen sowie bei administrativen Prozessen im Projektcontrolling. Sie planen und organisieren Dienstreisen und kümmern sich um die vollständige Reisekostenabrechnung. Als zentrale Schnittstelle zwischen Projektteam, internen Abteilungen und externen Partnern stellen Sie eine reibungslose Kommunikation und einen effizienten Informationsfluss sicher. Aktiv bringen Sie sich bei der Optimierung von Abläufen und Prozessen ein.
Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung und idealerweise Berufserfahrung in der Assistenz und/oder Projektarbeit. Sie verfügen über sehr gute Anwenderkenntnisse des MS-Office-Pakets, ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten auf allen Ebenen sowie Organisationsgeschick und Teamfähigkeit. Eigeninitiative und die Bereitschaft, neue Ideen einzubringen, sind für Sie selbstverständlich. Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.
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Häufige Fragen zu Nexus
- Was ist Nexus und für wen ist es geeignet?
- Nexus richtet sich an selbstständige IT-Freelancer, die regelmäßig auf Projektausschreibungen antworten. Die Plattform automatisiert den gesamten Bewerbungsprozess – von der Analyse der Ausschreibung bis zum Versand der Bewerbung.
- Wie schreibt Nexus den Bewerbungstext?
- Nexus analysiert die Projektbeschreibung mit Claude (Anthropic) und gleicht die Anforderungen mit deinem hinterlegten Profil ab. Der generierte Text ist individuell, professionell und direkt versendbar – du kannst ihn vor dem Absenden noch anpassen.
- Welche Projektplattformen werden unterstützt?
- Nexus erhält Projekte direkt von Projektanbietern aus dem DACH-Raum – neue Ausschreibungen erscheinen automatisch in deiner Pipeline, ohne dass du Plattformen manuell durchsuchen musst.
- Kostet Nexus etwas?
- Der Einstieg ist dauerhaft kostenlos. Für professionelle Nutzung mit erweiterten Funktionen gibt es kostenpflichtige Pläne – ohne versteckte Kosten oder automatische Verlängerung.
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