Kaufmännische Assistenz (m/w/d)
🏛 Ausgeschrieben von FERCHAU GmbHWir suchen eine erfahrene kaufmännische Assistenz zur Unterstützung der Geschäftsführung in Wiesbaden. Die Position bietet eine hybride Arbeitsweise und vielfältige Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.
Ihre Hauptaufgaben umfassen die administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie die eigenständige Terminplanung und -koordination. Sie erstellen, bearbeiten und formatieren Dokumente, Präsentationen und Berichte und verwalten die gesamte Korrespondenz zur Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses.
Zu Ihren Verantwortlichkeiten gehört die Vorbereitung und Organisation von Meetings inklusive Protokollführung und Nachbereitung. Sie pflegen Datenbanken und verwalten Ablage- und Archivierungssysteme. Darüber hinaus organisieren Sie Dienstreisen inklusive Buchung und Reisekostenabrechnung.
Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Abschluss sowie mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich. Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und Erfahrung mit Terminplanungstools wie Outlook oder Google Calendar sind erforderlich.
Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit. Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise runden Ihr Profil ab.
Freuen Sie sich auf eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung und die Möglichkeit, Ihre organisatorischen Fähigkeiten in einem professionellen Umfeld einzusetzen.
Skills erklärt
- MS Office
- Softwarepaket von Microsoft mit Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen.
- Word
- Textverarbeitungsprogramm von Microsoft zur Erstellung und Formatierung von Dokumenten wie Briefe, Berichte und Verträge.
- Excel
- Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft zur Verwaltung, Analyse und Visualisierung von Daten mit Formeln und Diagrammen.
- PowerPoint
- Software-Tool zur Erstellung und Präsentation von Folien mit Text, Bildern und Grafiken.
- Outlook
- E-Mail- und Kalender-Anwendung von Microsoft; wird für Kommunikation, Terminverwaltung und Kontaktverwaltung in Unternehmen genutzt.
- Google Calendar
- Ein webbasiertes Kalender- und Terminverwaltungstool von Google zur Planung von Terminen und Besprechungen.
- Terminplanung
- Methode zur Festlegung und Überwachung von Zeitplänen und Meilensteinen in Projekten; stellt sicher, dass Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und zeitlich koordiniert ablaufen.
- Organisationsfähigkeit
- Persönliche Kompetenz, Aufgaben, Ressourcen und Prozesse strukturiert zu planen und zu koordinieren.
- Deutsch
- Natürliche Sprache; wird für Kommunikation, Dokumentation und Zusammenarbeit in deutschsprachigen Umgebungen eingesetzt.
- Englisch
- Fremdsprache, die in internationalen Projekten, technischer Dokumentation und globaler Kommunikation verwendet wird.
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Häufige Fragen zu Nexus
- Was ist Nexus und für wen ist es geeignet?
- Nexus richtet sich an selbstständige IT-Freelancer, die regelmäßig auf Projektausschreibungen antworten. Die Plattform automatisiert den gesamten Bewerbungsprozess – von der Analyse der Ausschreibung bis zum Versand der Bewerbung.
- Wie schreibt Nexus den Bewerbungstext?
- Nexus analysiert die Projektbeschreibung mit Claude (Anthropic) und gleicht die Anforderungen mit deinem hinterlegten Profil ab. Der generierte Text ist individuell, professionell und direkt versendbar – du kannst ihn vor dem Absenden noch anpassen.
- Welche Projektplattformen werden unterstützt?
- Nexus erhält Projekte direkt von Projektanbietern aus dem DACH-Raum – neue Ausschreibungen erscheinen automatisch in deiner Pipeline, ohne dass du Plattformen manuell durchsuchen musst.
- Kostet Nexus etwas?
- Der Einstieg ist dauerhaft kostenlos. Für professionelle Nutzung mit erweiterten Funktionen gibt es kostenpflichtige Pläne – ohne versteckte Kosten oder automatische Verlängerung.
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