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Projektmanagement & BeratungAbgelaufen

Assistenz Operations (m/w/d)

🏛 Ausgeschrieben von FERCHAU GmbH

MS Office Excel Power BI Dashboards Projektcontrolling Büromanagement Datenpflege Jira Kommunikation Planung Beschaffung

Festanstellung📍 Bietigheim-Bissingen 🏢 50% vor Ort 🌐 Deutsch

Wir suchen eine engagierte Assistenz Operations zur Unterstützung unseres Operations-Teams an unserem Standort in Baden-Württemberg. Diese Rolle bietet die Möglichkeit, in einem hybriden Arbeitsmodell vielfältige Aufgaben in den Bereichen Controlling, Projektmanagement und Office-Management zu übernehmen.

Ihre Aufgaben umfassen die Unterstützung im Abteilungs- und Projektcontrolling mit KPI-Auswertungen und Datenpflege. Sie entwickeln, pflegen und wenden digitale Tools wie Excel, Power BI und Dashboards an und erstellen adressatengerechte Managementpräsentationen. Darüber hinaus organisieren Sie Workshops, Team- und Bereichsmeetings und unterstützen bei der Reiseplanung und -abrechnung für Führungskräfte. Im Office-Management wirken Sie operativ mit und unterstützen das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen. Sie fungieren als Schnittstelle zu IT-Themen, koordinieren Equipment-Beschaffung und IT-Support und bauen interne Kommunikationsformate wie Newsletter auf und pflegen diese.

Für diese Position bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische oder IT-nahe Ausbildung mit, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Industriekauffrau/-mann. Praktische Erfahrungen im Office-Management oder Assistenzbereich sind gewünscht. Sie verfügen über sichere Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel, und haben idealerweise Erfahrung mit Power BI. Kenntnisse in digitalen Arbeitsmethoden wie Dashboard-Erstellung und Prozessdigitalisierung sowie Erfahrung mit Projektmanagement-Tools wie Jira sind von Vorteil. Erfahrung in der Planung von Veranstaltungen und Meetings sowie im Umgang mit E-Mail-Newsletter-Systemen runden Ihr Profil ab. Deutsche Sprachkenntnisse auf C1-Niveau sind erforderlich; Englischkenntnisse sind von Vorteil.

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Skills erklärt

MS Office: Softwarepaket von Microsoft mit Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen.
Excel: Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft zur Verwaltung, Analyse und Visualisierung von Daten mit Formeln und Diagrammen.
Power BI: Ein Business-Intelligence-Tool von Microsoft zur Visualisierung und Analyse von Daten durch interaktive Dashboards und Berichte.
Dashboards: Benutzeroberflächen, die Daten und Kennzahlen visuell aufbereitet darstellen, um schnelle Übersicht und Entscheidungsfindung zu ermöglichen.
Projektcontrolling: Systematische Überwachung und Analyse von Projektfortschritt, Kosten und Ressourcen zur Sicherung der Projektziele.
Büromanagement: Organisation und Verwaltung von Büroabläufen, Terminen, Dokumenten und administrativen Aufgaben zur Unterstützung von Geschäftsprozessen.
Datenpflege: Regelmäßige Überprüfung, Bereinigung und Aktualisierung von Datenbeständen, um Qualität, Aktualität und Konsistenz zu sichern.
Jira: Projektmanagement- und Issue-Tracking-Tool von Atlassian; wird verwendet, um Aufgaben zu planen, zu verfolgen und Workflows zu organisieren.
Kommunikation: Fähigkeit zum Austausch von Informationen und Ideen mit anderen Personen, schriftlich oder mündlich, klar und verständlich.
Planung: Systematische Vorbereitung und Strukturierung von Projekten, Ressourcen und Zeitabläufen zur Erreichung definierter Ziele.
Beschaffung: Prozess der Planung, Auswahl und Bestellung von Materialien, Dienstleistungen oder Ressourcen für ein Unternehmen.

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