Administrative Support (m/f/d)

SAP ERP Procurement Vendor Management Systems Magnit Purchase Requisition Processing Purchase Order Processing Data Quality Reviews Audit Management Compliance Documentation Stakeholder Coordination Workflow Monitoring

Contracting📍 Hamburg 🏢 50% vor Ort 🌐 Englisch

Wir suchen einen Administrative Support (m/f/d) für unseren Standort in Hamburg. In dieser Rolle werden Sie eine zentrale Funktion in der Verwaltung und Koordination von Personalzuweisungen über alle Lebenszyklusphasen hinweg übernehmen.

Ihre Aufgaben umfassen die Verwaltung und Aktualisierung von Zuweisungsdaten in internen Systemen, die Erstellung und Verwaltung von Bestellanforderungen und Bestellungen mittels SAP ERP sowie die Bearbeitung von Zuweisungsverlängerungen, Budgetänderungen und Vertragsmodifikationen. Sie führen regelmäßige Qualitätsprüfungen und Audits durch, überwachen Genehmigungsworkflows, sammeln Unterschriften und verfolgen ausstehende Dokumentation. Darüber hinaus koordinieren Sie mit Einstellungsmanagern, Lieferanten und internen Abteilungen, um Prozessabstimmung zu gewährleisten und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Für diese Position bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen Abschluss in Betriebswirtschaft mit. Praktische Erfahrung mit SAP ERP für Beschaffungsaufgaben ist erforderlich, ebenso wie Vertrautheit mit Vendor Management Systemen. Sie verfügen über Kenntnisse in der Verwaltung von Bestellanforderungen und -verfahren sowie in der Führung von audit-gerechter Dokumentation. Erfahrung in der Koordination mit mehreren Stakeholdern und Fähigkeiten in Datenqualitätsprüfungen sind von Vorteil. Gute Englischkenntnisse sind erforderlich, gute Deutschkenntnisse sind vorteilhaft.

Die Position wird hybrid ausgeübt und bietet Ihnen Flexibilität bei der Gestaltung Ihrer Arbeitsweise.

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Skills erklärt

SAP ERP: SAP ERP ist ein Enterprise-Resource-Planning-System zur integrierten Verwaltung von Geschäftsprozessen wie Finanzen, Personalwesen, Logistik und Produktion.
Procurement: Geschäftsprozess der Beschaffung von Waren, Dienstleistungen und Materialien für ein Unternehmen; umfasst Planung, Einkauf und Lieferantenverwaltung.
Stakeholder Coordination: Methode zur Abstimmung und Zusammenarbeit mit allen beteiligten Interessengruppen (Stakeholder) in Projekten oder Organisationen.

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